5 съвета за извличане на максимална полза от Прегледа от ръководството

5 съвета за извличане на максимална полза от Прегледа от ръководството
Прегледът от ръководството е официална, структурирана среща на висшето ръководство и се провежда на редовни планирани интервали. Тези срещи са важна и задължителна част от управлението на сертифицирана по ISO система за управление (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 28000 и др.).
Целта на заседанието за преглед от ръководството е да разгледа и оцени ефективността на системата за управление, като помогне да се определи нейната пригодност и адекватност във времето. Прегледът от ръководството прави това, като насърчава висшето ръководство да разгледа степента, в която системата за управление:
  • постига очакваните резултати;
  • отговаря на изискванията на организацията;
  • функционира в съответствие с установените процедури и процеси;
  • може да идентифицира несъответствията и да наблюдава последващите коригиращи действия.
Прегледът от ръководството също така гарантира, че всички нива на управление са запознати с евентуални промени, актуализации, ревизии и т.н. за ежедневното функциониране на самата система за управление.
Тъй като управленските прегледи са важни, за извличане на максимума от системата за управление, членът на висшето ръководство, който носи цялостната отговорност за системата за управление, е отговорен също така за свикването, присъствието и отчитането на прегледите от ръководството.
Трябва да се отбележи, че има разлика между мениджърските срещи и прегледите от ръководството. Първият вариант обръща внимание на ежедневните работни практики, продажбите, производството, ресурсите и персонала, а прегледът на ръководството се съсредоточава единствено върху изискванията на системата за управление, както е описано в наръчника или документираната информация.
По-долу ще намерите 5 съвета, които да Ви помогнат да извлечете максимума от тези важни срещи.
 
Преди прегледа
1. Кога, какво и кой?
Прегледът от ръководството, както и при всяка успешна среща, трябва да бъде предварително подготвен. Трябва да се вземе решение кога ще се проведе, какво ще се обсъди и кой трябва да присъства. ISO стандартите изискват да се документира кога трябва да се проведат срещите и какви теми ще се обсъждат. Добра идея е също така да подготвите списък на участниците.
 
Кога? – направете график
Прегледите от ръководството се провеждат най-малко веднъж годишно, но могат да бъдат проведени на тримесечие или дори по-често.
Ако във Вашата организация функционира повече от една Система за управление или имате интегрирана система за управление, сертифицирана по повече от един стандарт ISO, могат да се провеждат съвместни прегледи от ръководството, за да се спести време и да се избегне ненужно дублиране. Уверете се, че покривате специфичните аспекти на всеки стандарт, както и общите изисквания.
За фирми, които провеждат няколко прегледа от ръководството за една година, е възможно всяка среща да бъде посветена на конкретна област или раздел от системата за управление. Ако решите да провеждате няколко прегледа от ръководството по този начин, уверете се, че заедно прегледите покриват всички теми, изисквани от стандарта ISO, за който сте сертифицирани. Можете да направите това по-лесно, като напишете подробен дневен ред за всяко заседание.
 
Какво? - напишете дневен ред
Важна част от Вашето планиране на прегледа от ръководството е изготвянето на дневен ред - това също е изискване на ISO, така че трябва да го направите. Подробният и съгласуван дневен ред ще гарантира, че всички теми, изисквани от внедрения от Вас ISO стандарт, са обхванати – особено ако решите да проведете няколко сесии през годината, фокусирани върху различни теми.
 
Прегледът от ръководството трябва да обхваща следните теми:
  • обсъждане на статуса на всички решения от предишни прегледи от ръководството;
  • измененията на външни и вътрешни обстоятелства, които засягат системата за управление;
  • информацията за резултатността и ефикасността на системата за управление;
  • преглед на наличните ресурси и тяхната адекватност;
  • ефикасността на действията, предприети за овладяване на рисковете и възможностите;
  • определяне на допълнителни възможности за подобряване.
 
Кой? – запишете участниците
След като имате дневен ред, трябва да сте сигурни, че имате подходящите хора, които да присъстват, за да обсъдите планираните въпроси.
Заседанието трябва да бъде председателствано от отговорника за системата за управление. Негова е и отговорността да посочи членовете на висшето ръководство, които трябва да присъстват и активно да участват в прегледа от ръководството.
Като цяло, хората, които трябва да присъстват на прегледа от ръководството, са от висшия мениджърски екип, но може да се наложи да бъдат включени и други служители, за да се обсъдят конкретни въпроси, изискващи повече подробности.
 
По време на прегледа
2. Направете протокол
Документирането на съдържанието и резултатите от Прегледа от ръководството е изискване на ISO, така че изготвянето на протокол е задължително.
Когато изготвяте протокол, използвайте дневния ред на срещата, за да си помагате, като пишете бележки до всяка свързана тема. Това ще помогне с изготвянето на протокола по-късно, тъй като кратките бележки имат повече смисъл, когато са написани по конкретни теми.
За всички съгласувани действия или промени, които трябва да бъдат извършени, трябва да се определя отговорник. Чрез записа на тази информация задачите могат да бъдат по-лесно проследявани в бъдеще.
Уверете се също така, че сте записали датата и часа на срещата и кой е присъствал.
Важно е да изготвите протоколите възможно най-скоро след срещата, за да сте сигурни, че съдържанието е прясно в паметта Ви. Протоколите се изискват като документирана информация съгласно стандарта ISO и трябва да се предоставят на одитори от трети страни.
 
3. Проучете доказателствата
Важен аспект на сертифицирането по ISO е вземането на решения въз основа на факти, като използването на цифри и доказателства за оценка на резултата от предложеното решение, преди то да бъде приложено. Тъй като заседанието за преглед от ръководството включва вземане на решения относно промените и посоката на фирмената политика и системата за управление, проучването на доказателства е жизненоважно за този процес.
Доказателствата, които трябва да бъдат представени в прегледа от ръководството, включват:
  • протокол от предишната среща за преглед от управлението;
  • документация за системата за управление;
  • доклади от вътрешен и външен одит;
  • подходящи записи (включително обратна връзка с клиентите, дневник за коригиращи действия и т.н.);
  • регистър на правните и други изисквания;
  • анализ на жалбите;
  • коригиращи и превантивни действия и информационни доклади от прегледа;
  • Преглед на политиката.
 
4. Разгледайте тенденциите
За да продължите да подобрявате Вашата система за управление, трябва да търсите тенденции както вътре, така и извън бизнеса си. Тенденциите могат да сочат към повтарящи се проблеми, които въпреки че могат да бъдат решени поотделно, когато се случват, могат да бъдат предотвратени напълно чрез по-широка промяна в бизнес процесите. Те могат също така да подчертаят потенциалните проблеми, които, макар и да не влияят на бизнеса Ви в момента, биха могли да имат широкообхватни последици по-нататък.
Помислете за търсене на тенденции в следните области:
  • изискванията на външни заинтересовани страни;
  • съответствие със законовите, подзаконовите и други изисквания;
  • промени в продуктите, услугите и процесите;
  • записи за удовлетвореност и жалби на клиентите;
  • несъответствия и ефективност на коригиращите действия, предприети в отговор.
 
След прегледа от ръководството
5. Докладване
Протоколът от прегледа или избрани части от него следва да се разпространи до всички заинтересувани членове на персонала. Това е особено важно, ако някое от обсъжданията по време на срещата включва решения и действия, свързани с:
  • възможности за подобрение в рамките на бизнеса;
  • промени в системата за управление, процеси или политики, които са необходими;
  • промени в целите на компанията или ключовите индикатори за ефективност (KPIs);
  • изменения в бизнес плановете или бюджетите;
  • промени в ресурсите, необходими за безпроблемното функциониране на системата за управление.
Тези промени засягат ежедневните процеси, затова е важно да информирате персонала за тях, тъй като това ще гарантира, че Вашата система за управление работи ефективно.



ЕТИКЕТИ

Новини

18 Февруари 2019
Започна приемането на заявления за финансиране на сертификация по стандарта GLOB...
23 Януари 2019
Днес (23.01.2019) в Народното събрание бе приет на второ четене Законопрое...

Полезно

12 Февруари 2019
За да бъдат предоставени гаранции за ефективността на механизмите за контрол на ...
05 Февруари 2019
Експертите от индустрията смятат, че годишните загуби от киберпрестъпления могат...