Интегрираната система за управление (ИСУ) обединява изискванията на два или повече стандарта за системи за управление в единна управленска структура. Тя позволява на организацията да управлява съгласувано своите процеси, рискове, ресурси и цели, като избягва ненужното дублиране на дейности и документи.
Вместо да поддържа няколко самостоятелни системи за управление, организацията може да интегрира общите им елементи – политики, цели, отговорности, управление на документираната информация, вътрешни одити, прегледи от ръководството и процеси за подобряване.
Интеграцията не означава механично обединяване на документацията. Тя изисква съгласуване на управленските процеси, като същевременно се запазват специфичните изисквания на всеки приложим стандарт.

Кои стандарти могат да бъдат интегрирани?
Интегрираните системи за управление могат да включват различни комбинации от стандарти в зависимост от дейността на организацията, нейните цели, рискове и изискванията на заинтересованите страни.
Сред често прилаганите комбинации са:

• Качество, околна среда и здраве и безопасност при работа – ISO 9001, ISO 14001 и ISO 45001;
• Качество и безопасност на храните – ISO 9001 и ISO 22000;
• Управление на ИТ услуги и сигурност на информацията – ISO/IEC 20000-1 и ISO/IEC 27001;
• Сигурност на информацията и непрекъснатост на дейността – ISO/IEC 27001 и ISO 22301;
• Сигурност, качество и непрекъснатост на дейността – ISO 28000, ISO 9001 и ISO 22301;
• Кaчество, околна среда и енергийно управление – ISO 9001, ISO 14001 и ISO 50001.

В предприятията от хранителния сектор системите за управление могат да бъдат съгласувани и с изискванията на други стандарти и схеми, включително IFS Food, FSSC 22000 и BRCGS, при отчитане на техните специфични изисквания.
ISO 9001 често служи като отправна точка при изграждането на интегрирана система за управление. Хармонизираната структура на ISO стандартите за системи за управление улеснява обединяването на общи изисквания, свързани с контекста на организацията, лидерството, планирането, ресурсите, оценяването на резултатите и подобряването.

Защо е необходима интегрирана система за управление?
Организациите все по-често трябва да изпълняват едновременно изисквания, свързани с качеството, опазването на околната среда, здравето и безопасността при работа, информационната сигурност и други аспекти на своята дейност.
Когато отделните системи за управление се разработват и поддържат независимо една от друга, могат да възникнат дублиране на дейности, несъгласувани отговорности, излишна документация и затруднения при планирането и контрола.
Интегрираната система за управление създава условия за единен подход към управлението на организацията, при който общите изисквания се изпълняват чрез съгласувани процеси, а специфичните изисквания на отделните стандарти се прилагат в съответните области.
Този подход е особено полезен за организации, които вече поддържат повече от една система за управление или планират внедряването на допълнителни стандарти.

Предимства на интегрираната система за управление
Правилно разработената и внедрена интегрирана система за управление може да осигури редица организационни и икономически предимства:

• Единна структура на управление – съгласуване на политики, цели, процеси, отговорности и механизми за контрол;
• Намаляване на дублиращите се дейности – обединяване на общи процеси, свързани с планиране, документирана информация, обучения, вътрешни одити и прегледи от ръководството;
• По-ефективно използване на ресурсите – оптимизиране на времето, усилията и разходите за внедряване и поддържане на системите за управление;
• Съгласувано управление на рисковете – разглеждане на взаимовръзките между различните аспекти на дейността и прилагане на координирани мерки;
• По-добра координация между звената – ясно разпределение на отговорностите и подобряване на взаимодействието между отделните функции;
• По-ефективно наблюдение и оценяване на резултатите – възможност ръководството да получава обобщена информация за функционирането на системата;
• Улесняване на вътрешните и външните одити – възможност за съвместно планиране и провеждане на одитни дейности;
• По-голяма гъвкавост – улесняване на последващото включване на нови стандарти и адаптирането към променящите се изисквания.

Степента, в която тези предимства могат да бъдат постигнати, зависи от особеностите на организацията, приложимите стандарти и реалното ниво на интеграция.

Как се изгражда интегрирана система за управление?
Интегрирана система за управление може да бъде изградена чрез едновременно внедряване на няколко стандарта или чрез надграждане на вече съществуваща система за управление. При втория подход се използват установените процеси и управленски практики, които се допълват с изискванията на новия стандарт.
Изграждането на ИСУ изисква систематичен подход, съобразен с дейността на организацията и изискванията на стандартите, които ще бъдат включени.
Основните етапи обикновено включват:
1. Анализ на съществуващото състояние
Оценяват се действащите управленски практики, процеси, документи и системи за управление. Установяват се общите и специфичните изисквания на приложимите стандарти и областите, в които е необходимо допълване или промяна.
2. Планиране на интеграцията
Определят се обхватът на ИСУ, необходимите ресурси, отговорностите и последователността на дейностите. Идентифицират се процесите, които могат да бъдат управлявани съвместно.
3. Разработване на интегрираната система
Съгласуват се политиките, целите, процесите и документираната информация. Разработват се общи механизми за управление, като се отчитат специфичните изисквания на всеки стандарт.
4. Внедряване и прилагане
Интегрираната система се въвежда в практиката. Определените отговорности и правила се прилагат в ежедневната дейност, а служителите се запознават с изискванията, които се отнасят до техните функции.
5. Вътрешен одит и преглед от ръководството
Оценява се съответствието с приложимите изисквания и ефективността на системата. Резултатите се използват за определяне на необходимите коригиращи действия и възможности за подобряване.
Интегрираната система за управление трябва да се поддържа и актуализира при промени в дейността, организационната структура, рисковете или приложимите изисквания.

Сертифициране на интегрирана система за управление
Организацията може да избере сертифициране по два или повече стандарта, включени в нейната интегрирана система за управление.
При определени условия сертификационните одити могат да бъдат планирани и проведени като интегриран одит, при който едновременно се оценява съответствието с изискванията на няколко стандарта.
Това позволява по-добра координация на одитните дейности и може да намали дублирането при проверката на общите елементи на системата.
Сертифицирането се извършва от независим сертифициращ орган, като съответствието се удостоверява спрямо конкретните стандарти и определения обхват на сертификацията.
Интегрираният подход не отменя необходимостта от изпълнение на всички приложими изисквания на всеки отделен стандарт.

Консултантски услуги от КОНСЕХО
КОНСЕХО предоставя консултантски услуги при разработване, внедряване, интегриране и поддържане на системи за управление в съответствие с изискванията на международни стандарти.
Подпомагаме организациите както при изграждането на нова интегрирана система за управление, така и при обединяването на вече внедрени системи или включването на допълнителни стандарти.
Консултантският подход се съобразява с дейността, организационната структура, съществуващите процеси и специфичните изисквания към организацията.
Целта е изграждане на работеща интегрирана система за управление, която подпомага ежедневната дейност на организацията и осигурява съответствие с приложимите стандарти.


 

Интегрирана система за управление (ИСУ) | КОНСЕХО