Промените в стандартите са естествена част от процеса на усъвършенстване на системите за управление. Международните и национални организации периодично преразглеждат изискванията, за да ги приведат в съответствие с новите реалности – дигитализация, устойчиво развитие, киберсигурност, регулаторни промени и други фактори, които влияят на бизнеса.
За организациите, които вече имат внедрена и сертифицирана система за управление, навременната реакция при публикуване на нова версия на стандарт е ключова за поддържане на валидността на сертификата и за ефективността на управлението.
В следващите редове ще откриете основните стъпки, които препоръчваме при подготовка за преход към нова версия на стандарт.
 
1. Анализ на промените в новата версия
Първата и най-важна стъпка е идентифицирането на новите и променените изисквания.
Обикновено международните организации публикуват таблица с разлики (gap analysis guide), която помага да се разбере кои раздели са актуализирани, добавени или отпаднали.
Препоръчва се да се направи вътрешен преглед или да се потърси външен консултант, който да изготви обобщение на разликите между старата и новата версия на стандарта.
 
2. Преглед на съществуващата система за управление
След като са известни новите изисквания, следва да се извърши оценка на текущото състояние на системата за управление.
Тази стъпка включва:

• Преглед на политиките и целите;
• Проверка на приложимите процедури и инструкции;
• Анализ на рискове и възможности;
• Преглед на контекста на организацията и заинтересованите страни.

Целта е да се установи къде има несъответствия спрямо новите изисквания.
 
3. Изготвяне на план за преход
На базата на анализа се подготвя план за преход, който описва:

• дейностите за актуализация на документацията;
• отговорностите на участниците;
• срокове и ресурси;
• етапите на вътрешна проверка и одит.

Този план трябва да бъде реалистичен и съобразен с преходния период, определен от сертифициращите органи (обикновено 2–3 години след публикуването на новата версия).
 
4. Актуализация на документацията
Това е същинската част на прехода. Необходимо е да се преработят всички документи, които засягат съответните процеси – от политики и процедури до формуляри, инструкции и записи.
Препоръчително е да се запази проследимост между старата и новата версия, за да се докаже при одит, че всички промени са внимателно анализирани и коректно внедрени.
 
5. Обучение и информираност
Хората са ключът към успешното прилагане на новите изисквания.Провеждането на обучения и информационни срещи осигурява ясно разбиране на промените и начина, по който те се отразяват на тяхната работа. В определени случаи може да е необходимо провеждането на специфично обучение за вътрешни одитори или ръководители на процеси.
 
6. Вътрешен одит и преглед от ръководството
След внедряването на новите изисквания, е необходимо да се проведе вътрешен одит, който да оцени ефективността на направените промени. След това се прави преглед от ръководството, на който се обсъждат резултатите, установените несъответствия и мерките за подобрение.
 
7. Подготовка за външен (сертификационен) одит
Последната стъпка е подготовка за одит от сертифициращия орган – независимо дали е надзорен, ресертификационен или извънреден.
На този етап организацията трябва да може да демонстрира:

• внедряване на новите изисквания;
• ефективност на актуализираната система;
• ангажираност и подкрепа от страна на ръководството.

 
Как може да ви помогне КОНСЕХО?
КОНСЕХО предлага цялостна подкрепа през целия процес – от първоначалния анализ на разликите до успешното преминаване през външния одит. Нашите консултанти разполагат с дългогодишен практически опит при внедряването, поддържането, подобряването и прехода към нови версии на стандарти като ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 28000, IFS Food, BRCGS и други.

👉 Свържете се с нас, за да планираме заедно успешен и прозрачен преход към новите изисквания и да осигурим устойчиво подобрение на вашата система за управление.